Biometrische Zeiterfassung bei Rieger + Ludwig

Bei der Reifenzentrale Rieger + Ludwig wird auf Qualität geachtet – auch bei der Auswahl eines Systems zur Zeiterfassung. Hier konnte die Lösung von AIDA überzeugen. So wurden bereits kurz nach der Einführung im Hauptsitz Augsburg alle 22 Filialen mit der biometrischen Lösung mittels Fingerscan von AIDA ausgestattet. Realisation, Installation und Betreuung erfolgte durch die AIDAPWS GmbH aus Germering – ein Unternehmen der AIDA-Gruppe.

Franz Abbt – Prokurist bei Rieger + Ludwig – hatte klare Vorstellungen von der Anpassung und Nutzung des neuen Systems von AIDA in die vorhandene EDV-Struktur. Heute bekräftigt er zufrieden: „Anfangs billigte nicht jeder Mitarbeiter das neue biometrische Erfassungssystem. Eine flexible Gestaltung der Arbeitszeiten über das ganze Jahr hinweg ist in unserer Branche jedoch unentbehrlich. Der saisonbedingte Reifenwechsel verursacht enorme Arbeitsspitzen. Mit AIDA konnten wir den gesamten Verwaltungsaufwand für die Abrechnung der Zeitkonten erheblich reduzieren. Ferner wurde die Nachvollziehbarkeit der Abrechnung für unsere Mitarbeiter vereinfacht. Mit dem Personalplanungsassistenten (AIDA – PPA) steuern wir den optimalen Mitarbeitereinsatz. Inzwischen ist das neue System bei allen 170 Mitarbeitern akzeptiert.“

Bei den Gesprächen im Vorfeld wurde auch über mögliche Leseprobleme der Finger gesprochen. Laut Statistik können drei Prozent der Bevölkerung nicht per „Fingerscan“ erfasst werden. Der große Vorteil des neuen biometrischen Erfassungsterminals: Falls ein Mitarbeiter sich nicht mit seinem Fingerabdruck erfassen lässt, besitzt dieses Terminal zusätzlich eine berührungslose Leseeinheit. So kann alternativ mit einem Ausweis gebucht werden. Bei Rieger + Ludwig setzen heute lediglich zwei Mitarbeiter berührungslose Ausweise ein.

Um die Praxistauglichkeit zu testen, wurde der Auftrag als Stufenkonzept erteilt. Zuerst installierte AIDA-PWS zwei Fingerscan-Terminals und das Softwarepaket AIDA in der Zentrale bei Rieger + Ludwig. Nach nur zweimonatigem, erfolgreichem Testlauf wurde bei allen 22 Filialen die neue biometrische Lösung eingeführt. Die Terminals wurden von AIDA-PWS so voreingestellt, dass der Reifenfachhändler die Geräte an den einzelnen Standorten selbst integrieren konnte. Lediglich in der Zentrale wurden vom AIDA-Servicetechniker die Einstellungen vorgenommen. Alle Filialen haben die Möglichkeit, über AIDA Web-Workflow direkt und einfach Urlaubs- oder Korrekturanträge über das Netzwerk zu stellen.

AIDA verteilt und bucht die erfassten Zeiten auf die verschiedenen Kostenstellen und erleichtert heute somit erheblich den Workflow bei Rieger + Ludwig. Zudem werden die erfassten Arbeitszeiten einfach und unkompliziert zum Lohn- und Gehaltssystem DATEV übertragen.

Fazit

Franz Abbt erklärt: „Im Ergebnis ist es gelungen, alle regelmäßig wiederkehrenden Funktionen, wie zum Beispiel die Eingabe neuer Mitarbeiter, Nachtragen oder Korrektur von Buchungen und die Fehlzeitenverwaltung, so einfach und sicher zu gestalten, wie dies bislang nicht möglich erschien. Wir wollten den Mitarbeitern eine effiziente Lösung zur Verfügung stellen, welche die komplette Zeitwirtschaft automatisiert und den Administrationsaufwand auf ein absolutes Minimum reduziert.“

AIDA ist solch ein System, das auf alle kundenspezifischen Anforderungen eingeht. Es vereinigt die Module Zeitwirtschaft, Workflow und Personaleinsatzplanung in einem Programm. Sollten zu einem späteren Zeitpunkt weitere Funktionen wie z. B. Zutrittskontrolle gewünscht werden, ist eine Erweiterung jederzeit möglich.