Top Service Team mit neuem Rechnungssystem FAKT

Die Top Service Team KG hat mit der VW Leasing die erste Leasinggesellschaft an ihr neues elektronisches Rechnungssystem FAKT angebunden. Die neue Plattform soll die Rechnungsstellung zwischen Top Service Team und Leasinggesellschaften optimieren und zukünftig weitere Möglichkeiten eröffnen – etwa die für den vollständig papierlosen Rechnungsverkehr notwendige digitale Signatur.

Prozesse wie die Auftragsfreigabe in jeder der rund 350 Servicestationen, Rechnungsübermittlung und Rechnungsprüfung laufen künftig automatisiert ab. Dank eines nunmehr transparenten Aufbaus kann Top Service Team den Status jeder einzelnen Rechnung zu jedem Zeitpunkt nachverfolgen. FAKT ist ein Kooperationsprojekt von Top Service Team und dem IT-Spezialisten danet Group (Weiterstadt).

„Das ist für uns der Start in ein neues Zeitalter der Rechnungsstellung“, sagt Heinz-Jürgen Schönfeld, Geschäftsführer bei Top Service Team. „Mit dem danet-System setzen wir auf eine Abrechnungslösung, die sich im Markt bereits etabliert hat. Leasinggesellschaften und Flottenbetreibern können wir jetzt eine skalierbare Plattform bieten, die sich unterschiedlichen IT-Systemen anpasst und die offen für weitere Anwendungen ist. Für die Auftragsabwicklung und Rechnungsstellung bedeutet das, dass wir in Zukunft schneller, zuverlässiger und vor allem transparenter agieren können. Erste Prozesskostenvergleiche zu der bestehenden Lösung versprechen deutliche Einsparmöglichkeiten bei der Rechnungsabwicklung mit Leasinggesellschaften.“

Dank der nun möglichen durchgängigen Vernetzung von Arbeitsprozessen profitieren alle Beteiligten: So verringert sich etwa der personalintensive manuelle Aufwand bei der Rechnungsprüfung. Die Plattform ist darüber hinaus offen für Abrechnungssysteme anderer Servicelieferanten. Das bedeutet, dass Leasinggesellschaften nicht nur Top Service Team-Leistungen über das neue System, sondern auch andere Services rund um Leasingfahrzeuge wie Tanken, Reparaturen oder Versicherungen zuverlässig abrechnen können. Auch die einzelnen Servicestationen im Top Service Team-Verbund profitieren direkt. Die Auftragsfreigabe-Funktion zeigt dem Kundenberater in der Servicestation sofort, welche Dienstleistungen am Leasingfahrzeug eines Kunden durch einen Servicevertrag gedeckt sind. Eine benutzerfreundliche Oberfläche und selbsterklärende Abläufe erleichtern dem Mitarbeiter in der Servicestation alle notwendigen IT-Schritte – vom Anlegen eines Serviceauftrags bis zum Absenden der fertigen Rechnung an die Top Service Team-Zentrale.

Bis zu 3.000 Rechnungsvorgänge bewältigt die Top Service Team-Zentrale in Rösrath täglich. Die eingehenden Rechnungen von den Servicestationen werden dort geprüft und an die Leasinggesellschaften oder Flottenbetreiber weitergeleitet. „Mit unserer neuen elektronischen Rechnungsabwicklung sind wir einen entscheidenden Schritt näher an unser Ziel gerückt, den gesamten Prozess der Rechnungsstellung zu digitalisieren und dabei transparent und vor allem sicher zu gestalten“, sagt Schönfeld.